Крупнейший дистрибьютор продуктов питания Красноярского края компания «Группа Центр» увеличила эффективность своей работы с помощью «1С:Предприятия 8»

08.06.2016

В мае 2012 года компания «Инсайт-Альянс» успешно завершила проект по внедрению программного комплекса «1С: предприятие 8» крупнейшему дистрибьютору продуктов питания красноярского края. Этот проект позволил компании «Группа Центр» снизить на 30% затраты на доставку товара и обслуживание транспорта (экономия составляет 300 000 рублей в месяц), на 40% уменьшить ненужный документооборот в компании (от 1500 до 800 документов в день), а также сократить штат сотрудников обслуживающий документооборот на 60% (от 22 человек до 9).

В декабре 2011 года руководитель Группа центр Пешин Сергей Владимирович обратился в компанию «Инсайт-Альянс» с просьбой провести экспертную оценку программного комплекса в его компании. Из-за быстрого роста и расширения компании возникла ситуация, когда стало трудно оценивать оперативные данные о состоянии компании: прибыль, величину дебиторской задолженности, баланс компании.

«Группа Центр» работает с такими контрактами, как «Сибирский гурман», «Юнимилк», «Расколбас» и другие. Количество сотрудников 230 человек. Компания обслуживает порядка 1800 торговых точек. Доставка осуществляется собственным автотранспортом. В автопарке компании порядка 30 единиц транспорта, от малогрузных 1-2 тонных грузовиков до 25 тонных фур.

В ходе 3-х дневной экспертной оценки главный консультант и соучредитель компании «Инсайт-Альянс» Фролов Евгений Александрович выявил следующие проблемы: по некоторым договорам товар продавался ниже себестоимости, так как не было контроля за прибыльностью. В компании не велся учет дебиторской задолженности, приходом наличных денежных средств, не было контроля за подотчетными средствами сотрудников; не было информации о затратах на содержание автотранспорта. Сотрудники были перегружены из-за возникновения большого количества ошибок в учете и выписке документов, до 50% рабочего времени уходило на поиск и устранение ошибок.

Программисты компании Инсайт-Альянс поставили перед собой следующие задачи для автоматизации:

  • Создать учетную систему, которая в реальном времени будет давать всю необходимую информацию для управления.
  • Оптимизировать документооборот для ускорения и упрощения выполнения операций, а так же для исключения ошибок
  • Автоматизировать работу бухгалтерии в части автоматической выгрузки данных из торговой системы
  • Внедрить систему начисления заработной платы и кадровый учет
  • Получить инструмент управления распределением и контролем автотранспорта
  • Автоматизировать работу торговых представителей с помощью карманных персональных компьютеров
  • Создать систему планирования и контроля работы торговых представителей

Для выполнения поставленных задач было принято решение о переходе с 1С:Предприятие на платформе 7.7 на платформу 8.2. с автоматизацией ряда дополнительных участков. Новая платформа 1С: 8.2 имеет достаточно широкие функциональные возможности, которые необходимы для автоматизации ряда важных задач, в том числе: автоматизация работы торговых представителей через карманные персональные компьютеры, углубленная аналитика деятельности компании, маршрутизация и контроль автотранспорта, возможность обработки больших объемов данных.

Самой большой трудностью являлось то, что перед компанией «Инсайт- Альянс» была поставлена задача внедрить инструменты автоматизации в кратчайшие сроки, а значит не было возможности проводить стандартное обследование, на основе которого составляется план выполнения работ. Усложнялась автоматизация также тем, что режим работы компании 24 часа в сутки, а значит нет свободного времени, чтобы беспрепятственно вносить изменения в существующую информационную базу компании. Еще одна проблема - это наличие очень большого объема данных в базе, что усложняло поиск и устранение ошибок.

Одним из главных решений, которое предложила компания Инсайт Альянс – автоматизация работы торговых представителей через карманные персональные компьютеры. В результате была построена эффективная система работы торговых представителей через КПК, которая позволяет сразу в торговой точке принимать заказ от клиента, вносить информацию об оплате и получать данные о состоянии взаиморасчетов с клиентами и реальных складских остатков. Это позволило в 3 раза сократить время на внесение заказа в систему и в 5 раз ускорило процесс сдачи выручки в кассу торговым представителем.

В результате автоматизации произошло следующее:

  • Внедрена информационная система, в которой полностью реализованы системы учета дебиторской, кредиторской задолженности, работа с подотчетными лицами, банк, касса, учет товарно-материальных ценностей.
  • Полностью автоматизирован расчет заработной платы и кадровый учет. В заработной плате реализован модуль начисления зарплаты водителям и экспедиторам, по индивидуальным коэффициентам.
  • Создана система планирования и план-фактного анализа работы торговых представителей в реальном времени. Что позволило обнаружить простои и не эффективные действия в работе торговых представителей, а так же увеличило эффективность работы торговых представителей в общем на 30%.
  • Значительно упрощен порядок формирования первичного документооборота, что привело к снижению количества сотрудников отдела документооборота в 3 раза.
  • Создан модуль распределения автотранспорта по маршрутам, который позволяет быстро и эффективно распределить заказанный товар, по автомобилям учитывая объем и вес товара. С помощью данного блока были уменьшены издержки на доставку товара в общей сложности на 30 %. В первый же день запуска модуля было сэкономлено порядка 25-30 т. руб., за счет максимальной загрузки машин и оптимального планирования маршрута.
  • Автоматизировано 8 рабочих мест бухгалтерии, 3 рабочих места отдела кадров, 1 рабочее место кассира, 6 рабочих мест сотрудников отдела документооборота, 3 рабочих места отдела закупок, 9 рабочих мест отдела продаж, 2 рабочих места складских работников, так же в программу организован доступ для руководства компанией и планово-экономического отдела.

По словам Учредителя компании «Группа центр» Пешина Сергея Владимировича, данное внедрение позволило получить полный контроль над всеми участками деятельности компании, что позволяет продолжать наращивать объемы отгрузки и развивать компанию, выводя на новые уровни развития. Повышение эффективности и снижение затрат привело к получению дополнительных 5-10% рентабельности от деятельности компании без учета увеличения объема продаж. Оптимизация документооборота устранила массу лишних действий сотрудников по поиску и устранению ошибок, что позволяет за более короткий промежуток времени выполнять больший объем работы и в целом влияет на эффективность компании.

Вернуться к списку