Почему владельцу важно участвовать во внедрении системы автоматизации

28.02.2017

«Потратил кучу денег, сменил несколько подрядчиков, а воз и ныне там».
«Отчеты по-прежнему готовятся долго и с ошибками, мы толком не знаем, сколько зарабатываем, а о дистанционном контроле компании и речи быть не может…» Достаточно часто так говорят владельцы после внедрения автоматизированной учетной системы.

Самая распространенная ошибка, от которой я хочу вас предостеречь: Владельцу малого и среднего бизнеса нельзя полностью делегировать внедрение автоматизированной системы управления своим сотрудникам.

Конечно, владелец не должен вникать в каждую техническую мелочь, тем более он не должен быть программистом и знать функциональные особенности программы. Но он точно должен участвовать в постановке задач по автоматизации, утверждать технические задания и принимать разработанные для него блоки. Почему это необходимо? На это есть четыре основных причины.

Причина № 1 Передача успешного опыта

Владелец является создателем компании. Именно его точка зрения, его подход, всё то, что он считает важным, создали компанию и вывели ее на текущий уровень развития. Как правило, самые важные решения исходят именно от владельца. Поэтому для того, чтобы компания не деградировала и продолжала двигаться вперед, нужно использовать успешный опыт того, кто до этого приводил ее к победам, а именно опыт владельца.

У многих предпринимателей были ситуации, когда им говорили, что они неправильно действуют, ничего не получится, но они всё равно поступали по-своему, и это приводило к успеху. Следовательно, чтобы компания продолжала успешно двигаться вперед, важно передать руководителям подразделений опыт, интуицию и точку зрения владельца. Именно поэтому владелец должен заложить в автоматизированную систему управления свой подход, свою мудрость и опыт.

Я часто слышал от заказчиков фразу: «Сделайте мне, как у него», ссылаясь на своего знакомого, который с нашей помощью успешно внедрил систему автоматизации. При этом заказчик совершенно не понимает, что именно будет делаться, какой функционал и для чего будет внедряться. Он надеется, что после установки программы, он будет также счастлив как тот знакомый.

Мы несколько раз допускали эту ошибку — начинали проект по автоматизации без четкой постановки задачи от владельца и, естественно, без особого его участия. И каждый раз мы как будто попадали в трясину - глупые согласования, срывы сроков, постоянные взаимные обвинения и недопонимания.

Но после всех этих ошибок мы взяли за правило:

Владелец должен участвовать в постановке задачи по внедрению автоматизированной учетной системы и тем более в автоматизации дистанционного управления бизнесом. Данное правило позволяет нам успешно проводить даже очень сложные проекты.

Причина № 2 Возможность самостоятельно использовать продукт

Даже если система автоматизации заработает без участия владельца, он не сможет самостоятельно ее использовать и тем более дистанционно. Так как владелец не участвовал в процессе автоматизации, он не видит полученные возможности и не знает, как с ее помощью получить те или иные данные. Это приведет к тому, что он, как и прежде, будет запрашивать данные у своих руководителей, добиваться решения и продолжать управлять вручную, так как он привык это делать.

Вывод: В результате система автоматизации становится ненужной, деньги на нее потрачены впустую, а эффективность работы компании идет на спад. Вскоре и руководители, участвовавшие в автоматизации, перестанут пользоваться функциями программа, и работа войдет в привычный ручной режим. Ваши деньги и усилия уйдут в никуда, и инвестиции не окупятся...

Причина № 3 Внедренный инструмент будет деградировать

Когда владелец не придает значения нововведению в компании или просто сам не использует это, как бы ни старались руководители, это рано или поздно исчезнет из компании. Я несколько раз наблюдал за консалтинговыми проектами, в которых консультанты на невероятно высоком уровне запускали инструменты управления. Они самостоятельно разрабатывали и внедряли организующую схему, систему статистик, создавали советы руководителей, обучали финансовому управлению. Владелец наблюдал со стороны за этим процессом и удовлетворенно давал подтверждения консультантам. Но через полгода - год после внедрения в компании мало что оставалось от работающих принципов. В итоге все скатилось на уровень компетенции владельца, и, соответственно, эффективность работы компании возвращалась на прежний уровень.

Хочу поделиться интересным наблюдением - можно полдня провести в компании для исследования системы управления и автоматизации, разобраться, как функционирует компания. После этого я могу в общих чертах описать компетентность владельца, его сильные и слабые стороны. А можно сначала пообщаться с владельцем о том, как он считает нужно управлять бизнесом, провести анализ его профессионализма и, не приходя в компанию, уже понимать, какие проблемы с управлением существуют.

Вывод: Если владелец не будет понимать, как работает автоматизация учета и управления, то с большей долей вероятности в компании будут с этим проблемы.

Причина № 4Cохранение власти и полный контроль над компанией

Четвертая причина, по которой владелец должен сам заниматься внедрение системы управления - это сохранение власти и усиление контроля. Для крупного бизнеса с мощным административным ресурсом и юридической безопасностью эта проблеме может быть не актуальна. Но у малого и среднего бизнеса достаточно часто возникают неприятные ситуации. Например, владелец поставил ответственным исполнительного директора, и этот директор самостоятельно построил автоматизированную систему управления, прописал пути стратегического развития, сам контролирует финансы. Для владельца в этом случае есть очень большая угроза потерять бизнес или получить очень сильного конкурента.

Если же владелец понимает, как устроен каждый элемент его компании, следит за развитием, контролирует функцию утверждения финансового планирования, сам утверждает и контролирует стратегические планы – ему практически невозможно потерять бизнес.

Вывод: Важно, чтобы владелец был компетентен в отношении системы автоматизации и управления, и только тогда он сможет получить мощные результаты в управлении с минимальными затратами времени. При этом бизнес будет под полным контролем, а владелец получит возможность управления компанией на расстоянии.

Вернуться к списку